Das Stadtarchiv berät Sie gerne bei der Benutzung der digitalen und analogen Findmittel vor Ort sowie der technischen Infrastruktur. Bei Fragen und Unklarheiten können Sie sich jederzeit an die Lesesaalaufsicht wenden. Es ist allerdings empfohlen, sich schon vor dem Besuch über das zu bearbeitende Thema zu informieren und sich anhand von Online-Archivkatalog und Online-Bibliothekskatalog einen Überblick über vorhandene Unterlagen zu verschaffen. Siehe auch Recherche.

Die eigentlichen Recherche- und Auswertungsarbeiten sowie allfällige Transkriptionen von alten Handschriften müssen die Besuchenden selbst durchführen. Bei der Entzifferung einzelner Worte können Sie sich an die Lesesaalaufsicht wenden.

Siehe auch Spezifische Angebote: Lesen alter Handschriften

Das Archivgut und der Bibliotheksbestand kann nur vor Ort im Stadtarchiv konsultiert werden. Um Wartezeiten zu vermeiden, bestellen Sie die gewünschten Archivalien vorab per Mail (stadtarchiv@stadtluzern.ch) oder Telefon (041 208 73 80) bis spätestens um 10 Uhr des Besuchstages. Geben Sie dafür Ihren Verwendungszweck, die Signatur und den Titel der Archivalien an. Bei Fragen können Sie sich über dieselben Kanäle melden.

Es gibt Archivalien, die von der Benutzung aus konservatorischen Gründen oder aufgrund von Schutzfristen ausgeschlossen sind (siehe Datenschutz).

Akten unterstehen einer Sperrfrist von mindestens 30 Jahren. Bei besonders schützenswerten Personendaten beträgt die Sperrfrist 100 (in gewissen Fällen 120) Jahre. Die betroffene Person selbst hat ohne Sperrfrist Zugang zu ihren eigenen Akten, allerdings muss vorgängig überprüft werden, ob allenfalls schutzwürdige Interessen Dritter tangiert sind. Für wissenschaftliche Arbeiten kann die Sperrfrist aufgehoben werden. Gesuche sind mittels Online-Formular an das Stadtarchiv zu richten.
Für die Einsichtnahme in Baupläne, die jünger sind als 30 Jahre, ist eine schriftliche Vollmacht der Hauseigentümerin, des Hauseigentümers vorzuweisen.

Die Benutzung der Privatarchive ist vertraglich geregelt. Einige sind nur mit Einwilligung der Eigentümerin, des Eigentümers einsehbar. Dies ist in der Bestandsbeschreibung im Online-Archivkatalog unter Benutzungsmodalitäten ersichtlich.

Archivalien sind in der Regel Unikate und bedürfen deshalb des besonderen Schutzes, damit auch nachfolgende Generationen sie noch benutzen können. Problematisch für die Erhaltung der Archivalien ist das Kopieren. Da mittlerweile digitale Kameras weit verbreitet sind, gestattet das Stadtarchiv nur noch das Fotokopieren von Büchern ohne Seltenheitswert. Die Archivalien können ohne Blitz fotografiert werden. Vielfach stehen auch Schutzverfilmungen für die Benutzung zur Verfügung. Von Bauplänen auf Mikrofilm können selbstständig Scans auf einen eigenen USB-Stick gezogen werden.

Auf Wunsch können von Archivalien hochwertige digitale Reproduktionen bestellt werden. Die Kosten werden dem Auftraggeber, der Auftraggeberin gemäss unserer Gebührenordnung und der Tarifliste unseres externen Repropartners verrechnet.

Für die Verwendung der Reproduktionen in Publikationen oder auf Webseiten ist eine Bewilligung zu unterzeichnen, in der sich die Benützerin, der Benützer unter anderem verpflichtet, Urheberrechte und Nutzungsrechte Dritter selber abzuklären und deren Einhaltung zu gewährleisten. Der Urheberrechtsschutz gilt bis 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers, der Urheberin. Zu beachten ist bei der Veröffentlichung von Bildern auch der Aspekt des Persönlichkeitsschutzes. Dem Stadtarchiv ist ein Belegexemplar der Publikation abzuliefern.

Die Grunddienste des Stadtarchivs wie die Unterstützung beim Ermitteln der Unterlagen und das Gewähren der Einsicht sind – unter Vorbehalt des vertretbaren Aufwands – unentgeltlich. Zusätzliche Dienstleistungen unterliegen der Gebührenpflicht. Die Gebühren bemessen sich nach dem Kostendeckungsprinzip (Details siehe Tarifblatt).